1、检查分切机制动器摩擦片的厚度，当磨损厉害时，把它们更换； 2、检查分切机直线导轨是否清洁，有需要时将它们清理一下； 3、检查分切机传动皮带是否保持在其应有的张力； 4、检查分切机气路上有否漏气，空气过滤器是否清洁，每月至少清洗滤芯一次； 5、检查分切机所有外披橡胶辊筒的表面，留意它们并非坚硬材料，千万不可与分切刀具接触。每周以1升的清洗液（温水加低表面张力的肥皂或溶剂，因此等溶液干燥较快速）用不起毛擦洗布轻抹辊筒； 6、检查分切机抽气扇过滤片，若附有太多尘垢时，把它更换； 7、辊子脏时可用细纱布蘸工业酒精擦洗，但要注意不要用酒精擦发黑过的零件，以免引起生锈。
切纸机的操作比较简单，对环境的要求也不高。通常在一般的办公室采用电源保证供电即可进行工作。一般切纸机具备自动开关系统，只要在输人中故人纸张，切纸器就会自动旋转把纸切碎。也有的切纸机则需要按一下启动键，切纸机纸，切纸器便会转动，可继续切纸。碎纸完毕，切纸机注意事项，应按下停止/反向键，使切纸机停止转动。
碎纸前应先检查一下要破碎的文件上是否有曲别针、订书钉等硬物。若有，应除去后再放进入纸口，否则可能损坏刀具。在使用切纸机时，应注意一次不要塞人过多的纸张，尤其是质量较好的纸，使用时更要注意，切纸机，以免出现卡纸现象纸张放入时尽量不要放歪斜，对比较窄的纸要尽量放在进纸口的中央。
对于早期产品来说，切纸机刀片，使用时一旦发生卡纸故障，应按倒退键或停机键，使碎能够继续使用。切纸机大都装有过载断电保护装置，当电动机过载发热时，会自动停机。这时应停止使用20一30min，使电动机冷却。同时，再次使用时应考虑适当减少一些输入纸的数量。比较先进的切纸机一旦超载会自动停止、自动退纸，使用更为方便。当切纸机的箱体装满后，有的机器还会自动发出声音，以提醒人们及时清除纸屑。
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